lunedì 15 giugno 2015

Archiviare i documenti - Lo zen e l'arte del trasloco #3


Da una persona disordinata e tendenzialmente disorganizzata come me non ce lo si aspetterebbe, ma adoro sistemare i documenti. Sarò stata un'archivista in un'altra vita, chissà. Però è proprio un'attività che mi rilassa.
Quindi, in vista del trasloco, ho pensato di mettere mano ai documenti per tempo, in modo da dover solo "trasportare" scatole e faldoni da una casa all'altra, trovandomeli già ordinati e con un senso logico.






La mia organizzazione in realtà è parecchio semplice. C'è una prima macro divisione: documenti "in corso" e documenti "archiviati".

Documenti "in corso"
Sono tutti i documenti con una valenza in questo momento (in generale tutti i contratti in essere - affitto, telefono, lavoro), le bollette e le spese dell'anno in corso, eventuali corsi di formazione, tutto ciò che riguarda la salute.
Tutti questi documenti sono organizzati e divisi per tipologia in faldoni facili da raggiungere e consultare (e belli da vedere non lo vogliamo aggiugere?). Sia io che il mio ragazzo abbiamo tre faldoni personali: lavoro - salute - corsi e documenti personali. In più c'è un faldone comune con tutti i contratti riguardanti la casa e le bollette dell'anno. In totale 7 raccoglitori, che occupano il loro spazio, ma che ci permettono di raggiungere subito ciò che cerchiamo ed eventualmente mettere le mani anche nei documenti dell'altro (ovviamente previa autorizzazione) nel caso ce ne sia bisogno.
Alla fine dell'anno si fa pulizia, archiviando contratti scaduti, tutte le bollette e le buste paga, ed eliminando tutto ciò che riguarda corsi vecchi o documenti obsoleti.

Documenti "archiviati"
Questi documenti sono messi in scatole (per la casa nuova sceglierò scatole belle da vedere perchè temo che saranno "a vista"), ogni scatola contiene un certo lasso temporale (es. anni 2012-2013), e all'interno viene effettuata un'ulteriore divisione per tipologia di documenti.
Dentro ci finiscono principalmente bollette, vecchi contratti e buste paga. E in generale tutta quella documentazione che bisogna conservare per almeno 5 o 10 anni. La divisione tra tipologia di documenti la effettuo semplicemente piegando un foglio (meglio A3, ma ci si arrangia anche con un A4), ci scrivo sopra che tipo di documenti conterrà e uso il foglio a mo' di cartellina, quindi infilo tutta la documentazione dentro al foglio piegato come un panino.
Anche qua, una volta all'anno, si fa pulizia e si butta ciò che è troppo vecchio e non ha più senso conservare.

N.B. Da diverse persone mi è stato sconsigliato di buttare le buste paga, anche se legalmente sono da conservare solo per 5 anni, perchè in sede di calcolo di pensione, se ci sono stati degli errori avere ancora le buste paga può aiutare molto. Io non ho ancora abbastanza buste paga perchè la loro conservazione diventi problematica, ma immagino che dopo 30 anni di lavoro la carta diventi veramente troppa... Voi cosa consigliate?

Così organizzati i documenti saranno traslocati e direttamente riposti nella libreria, in modo ordinato e, speriamo, efficace. Ripongo un sacco di speranze nelle scatole Ikea, sappiatelo.

Nessun commento:

Posta un commento